(Tento úvodní článek je dostupný zdarma.)

Ať už stojíte za dirigentským pultem s taktovkou prvním rokem a v řízení digitální agentury ještě nejistě přešlapujete, nebo za sebou máte deset let orchestrování a už pomalu klepete na dveře vyhoření, jste u nás správně. Orchestrace agentury je komplexní průvodce celým ekosystémem agentury, který vám položí ty správné otázky, ale také vás postupně dovede k odpovědím.

A že jsem tak smělý… co to vlastně je ta Orchestrace agentury?

Nebojte, nemáte žádné mezery ve znalostech a žádný důležitý pojem digitálního marketingu vám neutekl. Orchestrace agentury je naše metafora, která agenturu připodobňuje k hudebnímu tělesu. O jeho úspěchu často rozhodují schopnosti a dovednosti dirigenta, tedy jejího CEO. Podíváme se spolu na obsazení vašeho orchestru i to, jak hudební těleso správně poskládat tak, aby nic nedrhlo a nehráli jste falešně. Jednotliví hudebníci by se do každé skladby měli zapojovat tak, aby na sebe tóny navazovaly, vše bylo sladěné a jednotlivé části partitury do sebe zapadaly. A až si svůj orchestr správně naladíte, můžete jeho skladby pilovat k dokonalosti.

V Orchestraci agentury řešíme především ladění celého orchestru, tedy komplexní řízení celé agentury, což ocení majitelé agentur, CEO nebo manažeři. Naopak zde nenajdete žádné samostatné činnosti specialistů – těm se věnujeme v Marketingmapy.com.

„Orchestrace agentury není návod, jak úspěchu dosáhnout přesně krok po kroku. Ale je to návod, jak a především proč přemýšlet nad důležitými tématy. Takový mentor, kterého máte stále po ruce.“

Petr Jiránek, WebPrezent.cz

Pro agentury, které teprve ladí, i pro ty, které už deset let hrají jenom druhé housle

Při tvorbě materiálů Orchestrace agentury jsme se zaměřili především na agentury, kterým dokážeme pomoci a které by se z našich rad mohly nejvíce poučit. Protože rozumíme především digitálnímu marketingu, investice do našich materiálů se velmi rychle vrátí digitálním, výkonnostním, mediálním, PR nebo brand agenturám. Dvě desítky let se věnujeme výkonnostnímu marketingu, řízení agenturních týmů a v posledních letech především poradenství velkým i nadějným firmám. Orchestrace agentury ovšem nevychází jenom z našich zkušeností, ale stojí na pečlivě vydestilovaných poznatcích sedmi českých CEO, se kterými jsme vedli o řízení agentur hloubkové rozhovory.

Pro koho konkrétně je Orchestrace agentury určena?

8 klíčových témat každé agentury

Orchestrace agentury vás provede všemi tématy, která agentury obvykle řeší. Čeká nás 8 klíčových témat každé agentury, která postupně probereme v samostatných článcích, ale průřezově se k nim vrátíme i v článcích zaměřených na klíčová témata, která agentury často pálí a dostávají se kvůli nim do nejrůznějších lapálií. 

Postupně se společně podíváme na všechna klíčová témata agentury – začneme samotným startem a tím, jak agenturu postavit a na co nezapomenout. Věnujeme se tomu, jak si naplánovat konkrétní produkty, postavit tým a řídit ho, jak naplánované služby doručovat a jak podpořit prodej. Inspirujeme vás a společně vytvoříme plán, co máte v jednotlivých záležitostech dělat. Podíváme se také na dlouhodobé vztahy s klienty, provoz agentury a růst, protože agenturu je neustále třeba posouvat dál.

Rozcestník klíčových témat

Na těchto 8 průřezových článků navazuje dalších 18 článků na specifická témata. Škálování agentury, Cenotvorba, nástroje, manažerské chyby, branding, smlouvy, byznys plán, KPI, produktivita, outsourcing, argumentace, reporting, cenové nabídky, timetracking a časté chyby.

Seznam všech témat najdete v rozcestníku.

Jasný plán už od pondělka

Orchestrace agentury rozhodně není přesný a zaručený návod na úspěch – ten neexistuje. Je to akční plán, ve kterém velmi dobře vyhmátnete všechno, co ve vaší současné agentuře chybí. Vaše agentura už nějaký ten pátek nějak funguje, něco jste si vyzkoušeli, další věci jste odložili na to-do list, a to třeba i na několik let. Pokud se agenturní práci několik let věnujete, pravděpodobně už jste nad všemi tématy, kterým se věnujeme, nějakým způsobem přemýšleli. V některých z nich vám možná chybí jen pár správných tónů k dokonalosti, v jiných jste ještě nezačali ani ladit nástroje. Díky správné orchestraci vaší agentury můžete ovšem velmi rychle zvýšit její zralost a posunout se kupředu.

S Orchestrací agentury pracujte na workshopech, poradách i při vedení manažerů

Na fungování agentur se díváme velmi komplexně, proto si můžete Orchestraci agentury projít celou a vytipovat si vlastní akční plán. Čtěte články s tužkou v ruce a pište si k nim své postřehy. Orchestrace vám poslouží jako pracovní podklad pro interní schůzky týkající se rozvoje agentury. Můžete s ní pracovat na workshopech s vedením agentury, vyzobávat si konkrétní checklisty, akční plány nebo tipy, co dělat. Rozhodně to nejsou texty na jedno přečtení, ale příspěvky do diskuse, ke které se budete ve vedení agentury neustále vracet. Orchestrace agentury posune vaši vlastní zralost při jejím řízení.

„Ideální je používat Orchestraci agentury po jednotlivých tématech. Před interní schůzkou zadejte lidem z managementu, aby si přečetli jedno z témat. Poslouží vám jako kvalitní podklad pro workshop, na kterém můžete jednotlivé rady dobré praxe vztáhnout na vaši agenturu. Pokud se do toho chcete opravdu pustit, připravte pro svůj management sérii řízených schůzek nad jednotlivými tématy.“

Michal Krutiš

Chtěli jsme pomoc ostatním agenturám růst

Dobré dvě desítky let se pohybujeme v agenturním prostředí – máme zkušenosti s agenturami různých velikostí, od malých garážovek po opravdické molochy. Na denní bázi se potkáváme s klienty a jejich dotazy a problémy se neustále opakují. A když jsme odpovídali na tutéž otázku v jednom týdnu už počtvrté, napadlo nás, že by vydestilované know-how mohlo pomoci majitelům i vedení agentur, ale také klientům, kteří si budují vlastní interní tým. Kromě našeho know-how stojí Orchestrace agentury na letitých zkušenostech sedmi kvalitních CEO předních českých agentur. Ty jsme vyzpovídali a jejich nejdůležitější postřehy rozvedli v našich článcích. Kromě jejich a našich vlastních zkušeností obsahuje Orchestrace agentury také know-how z mnoha knih, e-booků a zahraničních případových studií a článků.

Autoři Orchestrace agentury

Michal Krutiš

V digitálním marketingu se pohybuje od 2003. Spoluzakládal legendární internetovou agenturu H1.cz, kterou úspěšně prodal. Proškolil stovky lidí a firem a přednášel na mnoha odborných akcí. V současné době se věnuje vytváření dlouhodobých marketingových strategií. Má letité zkušenosti se spoluřízením agentury a poradenstvím menším i velkým agenturám. Až se vám po přečtení jeho nabušeného CVčka zklidní tep, oceníte jeho schopnost skutečně naslouchat, ohromnou dávku empatie a zvídavosti, ale také opravdovou chuť agentuře nebo firmě pomoci.Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Aenean diam dolor, accumsan sed rutrum vel, dapibus et leo.

Petr Jiránek

Živnostenský list má od roku 2003. Začal s vlastním e-shopem, následně založil malou webdesignerskou agenturu, kde odřídil vyšší stovky projektů. V posledních několik let buduje malou digitální agenturu WebPrezent.cz sídlící v Novém Bydžově. Specializuje se na tvorbu a optimalizaci výkonnostních kampaní, ale zároveň přesně ví, jak se cítí majitelé a CEO agentur z menších měst. Každodenně se věnuje řízení agentury, vylepšování klientských služeb i tvorbě optimálních podmínek pro zaměstnance. Má za sebou desítky chyb a přešlapů a pustil se mnoha cestami, které nikam nevedly. Přesto se neustále nebojí hledat cesty nové a krok za krokem zvyšovat zralost vlastní agentury i sebe samého jako manažera. Odzbrojí vás jeho upřímnost a když se zaposloucháte do toho, co říká, uvědomíte si, že už jste možná dlouho nemluvili s tak chytrým člověkem. Využijte toho a nastražte uši.

Vladimíra Škorpíková

Živí ji a baví ji psaní a vedení projektů. Od roku 2012 pracovala jako projektová manažerka ve webdeveloperské agentuře, která se specializovala na robustní technická řešení. Při své práci v content agentuře se naučila dělat od podlahy výzkum a strategicky plánovat obsah. Od té doby je na volné noze. Věnuje se copywritingu webových stránek, vedení blogů, připravuje tištěné časopisy, newslettery i obsah pro sociální sítě. Ráda píše pro menší a středně velké firmy, které jsou otevřené nápadům i jejich rychlé realizaci. Úzce spolupracuje s nakladatelstvím Jan Melvil Publishing, kde se podílela na vzniku celé řady původních i překladových knih (Jak na sítě, Bulbem záchranáře, Hry, sítě, porno, Restart kreativity, Hacknutá čeština, Proč spíme, Cirkadiánní kód…). Neskutečně ráda poslouchá, jak si Michal a Petr povídají a rozebírají možnosti a potenciál agentur, a všechno to pečlivě zaznamenala.

Pokračujte na další článek Založení agentury: Z freelancera či zaměstnance majitelem agentury.

The post Úvod: Orchestrujte ziskovou digitální agenturu appeared first on Marketing Mapy.

Možná už jste párkrát seděli s kolegou u piva a přemýšleli o tom, že si taky založíte agenturu. Pokud vám to přišlo i po vystřízlivění jako výborný nápad a rozhodli se do toho pustit, určitě byste měli začít analýzami, přípravou a pořádným plánováním. Všechny důležité body startu agentury společně projdeme a poradíme vám, jak se do dvou let neuštvat, ale naopak postupně vybudovat stabilní a škálovatelnou agenturu.

První agenturní klienti

Pokud se na založení agentury domluví více společníků, je pravděpodobné, že si řadu klientů přivedou už jednotliví zakladatelé – ať už ze své freelancerské praxe nebo od předchozího zaměstnavatele. I tak byste si na začátku měli vymezit, pro jaké typy klientů chcete pracovat a patřičně jejich portfolio diverzifikovat. Zaměřte se především na velikost daného oboru či země, rozpočet na marketing, fáze vývoje firmy nebo B2B či B2C zaměření. Klíčové pro vás bude pracovat pro klienty s určitým stupněm marketingové zralosti. Vymezit se můžete například jenom na klienty, kteří jedou na B2B, na e-shopy nebo na exportní klienty. Možná díky svému předchozímu zaměstnání či zkušenostem rozumíte určité oblasti do hloubky, například stavařině, financím nebo prodeji aut – toho můžete vy i vaši klienti náležitě využít. Na klienty se můžete samozřejmě dívat také skrze jejich velikost — s malými lokálními firmami se bude pracovat jinak než s korporáty nebo mezinárodními korporáty. Pro osobní přístup i četnost setkávání hraje roli také rozmístění vašich klientů v rámci ČR.

The post Založení agentury: Z freelancera či zaměstnance majitelem agentury appeared first on Marketing Mapy.

Jeden klient si postaví inhouse tým. Další se s vámi rozejde kvůli vysokým cenám. A jiný se rozhodne přejít ke konkurenci. Protože nikdy nemůžete vědět, jaká překvapení vás v budoucnou čekají, měli byste si budovat stabilní síť cest k novým klientům. Když pak obvyklé zdroje vyschnou nebo se s některými z klientů rozloučíte, nebude pro vás těžké nového klienta přivést a obsloužit. Pojďme se podívat na to, jak získávat ideální klienty pro vaši agenturu.

Plánujte nákupní cestu zákazníka

Ať už se jako agentura rozjíždíte nebo vás zrovna opustilo několik klientů, zřejmě se budete muset porozhlédnout po nových možnostech. Cestu vašich budoucích zákazníků pečlivě plánujte – promyslete si, jak bude celý proces vypadat a stanovte si vhodný rámec pro nákupní cestu zákazníka a vaší komunikaci na ní (nabízí se například STDC nebo AIDA). Některé z nich začínají v profesních katalozích či asociacích, jiné jsou založeny na skvělých kontaktech a jejich prioritizaci. Vzhledem k tomu, že se pohybujete na poli digitálního marketingu, měl by být váš vlastní agenturní marketing pro získání pozornosti a leadů výstavní skříní.

The post Akvizice: Jak získávat ty správné klienty appeared first on Marketing Mapy.

Pojďme společně udělat revizi vaší nabídky služeb – podíváme se na ně optikou čísel, vyhodnotíme, zda jsou rentabilní, a zvážíme, jestli má smysl živit mrtvé koně. Krok za krokem s vámi projdeme proces tvorby nové služby – od prototypování, rešerše a cenotvorby přes pilotní běh až po zavedení produktové karty služby. Podíváme se také na revizi, úpravu a posun nových služeb podle oborových trendů. Vaše portfolio služeb bude mít hlavu a patu pro klienta a zároveň přinese agentuře velkou rentabilitu.

Revize stávajících služeb a zavádění nových

Ať už stavíte novou agenturu na zelené louce nebo si dáváte dohromady portfolio služeb po mnohaleté historii, určitě byste se nejprve měli zamyslet nad misí a vizí vlastní agentury. Pokud víte, kam směřujete, bude pro vás velmi snadné vytvořit si smysluplné portfolio služeb. Vaše stavba pevného portfolia by měla začít výzkumem potřeb zákazníka – ve většině případů se bohužel budete muset naučit, jak se výzkum zpracovává nebo si najít specialisty, kteří ho udělají za vás. Dělat hloubkové rozhovory s příliš návodnými otázkami nebo si nevhodně sestavit vzorek respondentů vám při výzkumu neudělá velkou službu, ale naopak vás může svést špatným směrem. Při výzkumu byste se měli zaměřovat především na problémy klientů, které můžete vyřešit, na to, co poptávají a skutečně hledají. Při plánování portfolia služeb po očku sledujte konkurenci, šíři její nabídky, trendy, ale i to, zda se zaměřuje spíše na fullservis nebo hledá svoji doménu v jednotlivých službách či jejich kombinaci. Nejhorší variantou je ovšem dělat jenom to, co dělá konkurence – zkuste se odlišit, najít svoji niku, jít odborně hlouběji a vizemi výše.

The post Služby: Revize stávajícího portfolia a zavádění nových služeb appeared first on Marketing Mapy.

Agentury se nejčastěji zapotí nad tím, aby sestavily skvělý tým, který bude doručovat ty nejlepší výsledky. Řeší optimální poměr seniorů a juniorů, kdy je najímat a jak najít ty správné lidi. Součástí budování stabilního týmu je pravidelné vzdělávání zaměstnanců, příjemná firemní kultura i práce na dálku. Závěrem se podíváme také na tabuizovaná témata, jako je fluktuace a odcházení a co udělat pro to, aby se z vašich stávajících zaměstnanců stalo agenturní rodinné stříbro.

„Největší problém jsou lidské zdroje. Všechno ostatní odmakáš a vydřeš. Ani ti klienti nejsou takové trápení. Na menším městě je problém sehnat zaměstnance. A remote styl spolupráce nesedí všem.“

Petr Jiránek, CEO agentury WebPrezent.cz

Přehledná a smysluplná struktura agentury

Zatímco v menší agentuře majitel stále ještě nastavuje kampaně nebo dělá supervizi svým juniorním zaměstnancům, větší agentura již vyžaduje určitou hierarchii. Každé oddělení má svého lídra a své seniory, ale také někoho, kdo se postará o provozní záležitosti, obchodní činnost nebo marketing. Struktura agentury by měla přibližně odpovídat tomuto schématu:

The post Tým: Hvězdný a funkční agenturní tým appeared first on Marketing Mapy.

Ještě než vám přistane v e-mailu nová poptávka, měli byste mít připravený úvodní proces, díky němuž poběží celý onboarding nového klienta jako na drátkách. Po odvedené práci je dobré se s klienty pravidelně potkávat, srozumitelně s nimi komunikovat a svoji práci na měsíční či kvartální bázi přehodnocovat a revidovat. Pojďme se podívat na celou klientskou spolupráci pěkně od začátku.

„Na startu agentury je složité dát dohromady procesy. Co slibuješ a prodáváš s tím, co pak skutečně děláš, doručuješ. Je třeba držet stejnou kvalitu, stejný vstup a stejný výstup u každého klienta. Je dost těžké, ty procesy postupně vyladit.“

Petr Jiránek, CEO WebPrezent.cz v našem rozhovoru

Vyhrňte si rukávy, spolupráce začíná

The post Kvalita: Jak dotáhnout klientské projekty v prvotřídní kvalitě a včas appeared first on Marketing Mapy.

Udržet si stávajícího klienta vás vyjde i o 70 % levněji než pracně získávat klienta nového. Proto se vám vyplatí věnovat čas a úsilí do budování pevných partnerských i osobních vztahů s klienty. Podíváme se na to, jak se věnovat pečlivému onboardingu nových klientů, jak vést efektivně osobní schůzky a vysvětlovat reporty. Nahlédneme také do správně vedené klientské evidence a zamyslíme se i nad tím, zda je opravdu nejlepší cesta udržovat si klienty, s nimiž vás nebaví pracovat a kteří vám nepřinášejí velké zisky.

Pečlivý onboarding nových klientů

Onboarding nových klientů je pravidelně se opakující agenturní činnost, proto byste na ni měli zavést checklisty a procesy, které zaměstnancům pomohou klienta do agentury excelentně uvést na první dobrou a na nic nezapomenout. Šablony byste měli mít předchystané také pro návrhy smluv a návrhy rozsahů služeb. Zaveďte si přehledný systém klientských karet, na kterých budete evidovat základní kontakty, všechny sjednané zakázky a další důležité informace (podíváme se na ně níže). Ke každé zakázce byste měli také rovnou přiřadit jednotlivé specialisty, kteří se o ni postarají, ale také projekťáky či accounty, kteří budou s klienty v úzkém kontaktu. 

Personální obsazení konkrétní zakázky samozřejmě závisí na možnostech agentury – pokud máte jenom jednoho SEO specialistu, nemůžete si moc vybírat a musíte práci zadat jemu. Ve větší agentuře přiřazujete projekťáky i specialisty ke konkrétní zakázce podle několika klíčů – tím nejzásadnějším by měly být zkušenosti daného člověka, hard skills i jeho cena. U větších zakázek můžete práci samozřejmě svěřit i dvěma specialistům – ten seniorní bude pracovat na strategii a vykonávat supervizi, ten juniorní se bude věnovat samotné práci. Díky tomu získá klient pocit, že je o jeho zakázku nadstandardně postaráno, a vy na ní zároveň podstatně ušetříte. Posledním klíčem ke spojování klientů s konkrétním týmem je určitá chemie a předpoklad, že si zkrátka padnou do oka – přiřadíte-li ty správné lidi na správné projekty pro správné klienty, bude agentura šlapat jako na drátkách. Součástí onboardingu je samozřejmě profesionální proces představení klienta a týmu – této části procesu věnujte zvláštní pozornost, investice do společného oběda se vám může vyplácet ještě další rok.

The post Vztahy: Jak si s klienty vybudovat pevné a dlouhodobé vztahy appeared first on Marketing Mapy.

Nemýlíte se, pokud čekáte tabulky, seznamy nákladů a výdajů a jejich předpovědi do budoucna. Forecasting využívají agentury především v dobách nejistoty, když se nedaří, po exodu klíčového klienta či zaměstnance. Ano, tehdy je to opravdu potřeba. Kdyby ho ovšem řešily pravidelně, možná by zjistily, že by nemusely tolik rozhazovat, našetřit si na nového zaměstnance nebo mohou naopak zariskovat a investovat do růstu.

Nejdůležitější rada zní: forecastujte

Kdybyste si měli z tohoto článku Orchestrace agentury odnést jen jednu jedinou radu, zněla by jasně: forecastujte a nekašlete na to. Majitelé agentur forecasting obvykle využívají především během období, kdy se nedaří. Odešel klíčový zaměstnanec. Rozloučili jste se s velkým klientem. Jste dlouhodobě nemocní. Nebo přišla další světová pohroma. V dobách nejistoty forecasting řešíme, do tabulek nahlížíme každodenně a snažíme se predikovat data na mnoho měsíců dopředu. Díky tomu se řada agentur vyhne těm největším průšvihům. Ovšem kdyby řešily forecasting na měsíční bázi, možná by dokázaly byznys posunout úplně jiným způsobem. Možná by tolik nerozhazovali, třeba by pochopili, že i jejich klienti mají určitou sezónnost a cykličnost, případně by si mohli našetřit na nové zaměstnance. To zní slibně, že? Pojďme na to.

The post Peníze, peníze, peníze: Jak forecastovat finance v agentuře appeared first on Marketing Mapy.

Řízení provozu agentury se skládá z řady klíčových procesů – začíná pečlivým plánováním efektivity práce, řízením marketingových a obchodních procesů, nastavování agenturních, čistě provozních a neklientských KPI a končí smlouvami. Na všechny tyto procesy se společně podíváme, abyste dirigentskou taktovku drželi v ruce opravdu pevně.

Efektivita práce každého jednoho zaměstnance

Ať už vedete menší regionální agenturu nebo pražské hipsterské studio, vždy musíte jít po efektivitě jednotlivých zaměstnanců a sledovat vytíženost celých oddělení. Pečlivě sledujte a plánujte, jak vytížíte jednotlivé členy týmu, jakým způsobem poskládáte jejich klientské odpracované hodiny a interní odpracované hodiny a také jak jednotlivé zaměstnance propojíte s různými klientskými projekty. O tom, jak vybudovat hvězdný a neprůstřelný tým zaměstnanců, píšeme v článku Tým: Hvězdný a funkční agenturní tým. Z pozice majitele agentury byste měli každý měsíc sledovat:

The post Provoz: Jak pevně držet dirigentskou taktovku a uřídit provoz agentury appeared first on Marketing Mapy.

Škálovatelný růst agentury je podstatně těžší než SaaS nebo prodej webinářů či prodej fyzických produktů. Škálováním agentury máme na mysli především zvýšení obratu, ale bez negativního dopadu na kvalitu služeb. Nejde o bezhlavý růst, ale růst se zvyšující se ziskovostí. A o tom sní začínající agentury i zkušení matadoři v oboru. I když se digitální agentury škálují poměrně obtížně, existuje řada cest a možností, jak ke zvyšování zisku a efektivity přistoupit. Pojďme společně vybrat takový, který vaši digitální agenturu posune od firmy platící mzdy k ziskové dojné krávě.

Proč je těžké agentury škálovat

„Myslím, že pro digitální agenturu bývá těžké až nemožné škálovat, aniž by dělala něco úplně jiného.“

Veronika Burešová, CEO H1.cz

Agenturní model se nedá škálovat snadno. Je závislý na lidech a ti se nedají škálovat ani nejsou jednoduše zastupitelní. Těžko jeden PPCčkař zastane práci deseti. Přesto existují postupy, jak škálovat růst v podnikání zaměřeném na lidi. Agentura není Heureka, kde výkon jednoho programátora není závislý objemu peněz, které firma vydělá. U agentury je tento vztah pracovníka a obratu mnohem více svázaný. Čas (bohužel) nelze škálovat.

The post Škálování: 1. díl – Bez plánování to nepůjde a 29 kroků pro škálovatelný růst agentury appeared first on Marketing Mapy.