Agentury se nejčastěji zapotí nad tím, aby sestavily skvělý tým, který bude doručovat ty nejlepší výsledky. Řeší optimální poměr seniorů a juniorů, kdy je najímat a jak najít ty správné lidi. Součástí budování stabilního týmu je pravidelné vzdělávání zaměstnanců, příjemná firemní kultura i práce na dálku. Závěrem se podíváme také na tabuizovaná témata, jako je fluktuace a odcházení a co udělat pro to, aby se z vašich stávajících zaměstnanců stalo agenturní rodinné stříbro.

„Největší problém jsou lidské zdroje. Všechno ostatní odmakáš a vydřeš. Ani ti klienti nejsou takové trápení. Na menším městě je problém sehnat zaměstnance. A remote styl spolupráce nesedí všem.“

Petr Jiránek, CEO agentury WebPrezent.cz

Přehledná a smysluplná struktura agentury

Zatímco v menší agentuře majitel stále ještě nastavuje kampaně nebo dělá supervizi svým juniorním zaměstnancům, větší agentura již vyžaduje určitou hierarchii. Každé oddělení má svého lídra a své seniory, ale také někoho, kdo se postará o provozní záležitosti, obchodní činnost nebo marketing. Struktura agentury by měla přibližně odpovídat tomuto schématu:

The post Tým: Hvězdný a funkční agenturní tým appeared first on Marketing Mapy.

Řízení provozu agentury se skládá z řady klíčových procesů – začíná pečlivým plánováním efektivity práce, řízením marketingových a obchodních procesů, nastavování agenturních, čistě provozních a neklientských KPI a končí smlouvami. Na všechny tyto procesy se společně podíváme, abyste dirigentskou taktovku drželi v ruce opravdu pevně.

Efektivita práce každého jednoho zaměstnance

Ať už vedete menší regionální agenturu nebo pražské hipsterské studio, vždy musíte jít po efektivitě jednotlivých zaměstnanců a sledovat vytíženost celých oddělení. Pečlivě sledujte a plánujte, jak vytížíte jednotlivé členy týmu, jakým způsobem poskládáte jejich klientské odpracované hodiny a interní odpracované hodiny a také jak jednotlivé zaměstnance propojíte s různými klientskými projekty. O tom, jak vybudovat hvězdný a neprůstřelný tým zaměstnanců, píšeme v článku Tým: Hvězdný a funkční agenturní tým. Z pozice majitele agentury byste měli každý měsíc sledovat:

The post Provoz: Jak pevně držet dirigentskou taktovku a uřídit provoz agentury appeared first on Marketing Mapy.

Býval skvělým PPC specialistou, ale spáchal ten nejhorší hřích, protože se rozhodl založit agenturu. Zaměstnanci se ho snažili přechytračit. Místo toho je dokázal uřídit a dobře vést. Vzdělán v řízení lidí nyní vede svoji agenturu ke hvězdám. Bývalý PPC specialista, který PPC specialisty dokáže řídit. Perfektní lídr. Manažer.

V různých fázích agentury chybují v různých věcech

Když specialista založí agenturu, musí přijmout to, že už není specialista, ale lídr, který řeší cashflow, finanční plánování, naplňování práce a smlouvy. Balancuje mezi tím, na kolika klientech může ještě agentura pracovat, a kdy už musí přijmout juniory. S každým dalším zaměstnancem přicházejí nové náklady. Když se malá tříčlenná agentura rozroste o dva nové pracovníky, je to téměř stoprocentní nárůst, který jí může snadno zlomit vaz. A co teprve, když v dalším roce znovu vyroste o dva další zaměstnance? Manažer velké i menší agentury musí umět dobře plánovat, organizovat, řídit a kontrolovat. Pro drobné weby nebo projekty možná projektového manažera nepotřebujete, ale až se pustíte do monstrózních řešení, určitě vám chybět bude.

The post Chyby: Manažerské přešlapy v řízení agentury appeared first on Marketing Mapy.

PPCčkař si píše úkoly na papír, SEO specialista pracuje s to-dočky v Basecampu a copywriter má pro změnu vlastní checklist. Do žádného z nástrojů nevidí manažer, majitel agentury, natož klient. Pokud vám to něco připomíná, jste tu správně. Pustíme se společně do hledání nejvhodnějších nástrojů a systému pro vaši agenturu. Podíváme se na nástroje a systémy pro samotnou produkční činnost, komunikaci, obchod i správu klientů, ale také práci na dálku, bezpečnost i automatizaci řízení. Není jich zrovna málo – a jejich správný výběr vám ušetří spoustu času, zatímco při šlápnutí vedle se snadno stanete jejich rukojmím.

S čím mohou nástroje a systémy pomoci

Téměř všechny agentury si dávají pozor na výběr nástroje pro samotnou produkční činnost a nástroje pro řízení dílčích úkolů jednotlivých specialistů, důležité je ovšem řešit i funkční nástroj pro komunikaci napříč firmou. Další nástroje budete zajisté potřebovat na finanční řízení i obchod a správu klientů. Podíváme se také na nástroje na vývoj softwaru, práci na dálku, bezpečnost, automatizaci řízení i úložiště. Až si budete procházet jednotlivé nástroje, nevybírejte si vždy ten nejrobustnější a nejnabušenější, ale myslete především na potřeby své vlastní agentury. Pro každou agenturu je podle její vlastní zralosti vhodný jiný nástroj a zároveň robustnost nástroje ještě neznačí zralost firmy. V agentuře totiž můžete používat i poměrně jednoduché nástroje, ale tím, jak je mezi sebou vaši kolegové budou užívat, vytvoří vlastní „komplexnost“.

The post Nástroje a systémy: Aby se vše neřešilo po e-mailech appeared first on Marketing Mapy.

Efektivní a radostní zaměstnanci dokáží odbavit velké množství práce s lehkostí, budou vstřícně komunikovat s klienty a vezmou si vizi vaší agentury za svou. Efektivitu a produktivitu ovšem nezvednete mávnutím kouzelného proutku, ale řadou drobných soustavných činností. Pojďme se na ně společně podívat.

1. Ať jde zaměstnancům práce od ruky. Každý den. Celý den.

Slučte podobné práce do jednoho nástroje

Někteří klienti používají BaseCamp, další Trello a jiní si chtějí všechno posílat e-mailem. Na to rozhodně nepřistupujte, pokud to lze a všechny zavádějte do svého interního systému, kde máte všechny klienty, a trvejte na jeho maximálním využívání. Práce rozhodně musí být vždy zadávána přes jeden nástroj. To, že občas něco řešíte v interním chatu či klientovi zavoláte, není nic špatného, pokud dodržujete pravidla. Díky tomu bude práce vašich zaměstnanců soustředěnější, plánování centralizovanější a všichni budou mít zavedené přehledné to-do listy. V kartách jednotlivých klientů budete mít perfektní přehled o jejich projektech a všechny kontakty. Více o nástrojích v samostatném článku Nástroje a systémy na řízení agentury aneb Aby se vše neřešilo po e-mailech.

Omezte příležitosti k neefektivitě uvnitř firmy

The post Produktivita: 7 hacků ke zvyšování produktivity appeared first on Marketing Mapy.

Papírování nikdy nebyla vaše silná stránka a smlouvy uzavíráte jenom s těmi, kteří vám je přinesou až pod nos. Jenže pokud nemáte jasně nastavené podmínky s klienty i externími dodavateli, představuje to pro vaši agenturu značné riziko. Změňte to.

Náležitosti smlouvy se spolupracovníky

Dobře sepsaná smlouva vám zvýší šanci, že každé ráno zaměstnanci skutečně přijdou do kanceláře a budou sedět na své židli. Daleko důležitější ovšem je, že plní svěřené úkoly v domluvené kvalitě a mají předvídatelné náklady za odvedenou práci (ať už co se týče hodinovky nebo rozsahu práce). Smlouva by měla dobře ošetřit i to, že vám zaměstnanec neuteče s daty klientů, případně, že vám nezačne přímo konkurovat (proto se vyplatí do smlouvy zařadit i konkurenční doložku).

The post Smlouvy: Všechno černé na bílém appeared first on Marketing Mapy.